【上司への報告】報告は現状・見通し・対処の3段階

どうもアラサー男子オスギです。
先日、30歳の誕生日を迎え、アラサーではなくジャスト30になりました。

 

さて、今回は仕事上での「報告」について書きたいと思います。
よく言われる「報・連・相」の最初の「報」です。
「報告」ってただ現状を話すだけで終わっていると、上司や先輩への説明としては不十分な時が多いものです。
どういう要素を入れると、上司や先輩からすると十分な「報告」となるのか、書いていこうと思います。
要素は3つ、「現状」「見通し」「対処」です。

 

 

まずは「現状」

 

「現状」「報告」をする際に皆さんやっていることだと思います。
どのようなことが起こったのか、現状どうなっているのか、という説明のことです。

 

例えば、
例①「本日、得意先Aの営業担当と商談をしてきました。しかし、成約には至りませんでした。」
例②「明日が納期の締め切りですが、トラブルが発生していています。」

 

ビジネスシーン以外の「報告」であればこの現状の説明だけで良い場面もあると思います。
しかし、ビジネスシーンでの「報告」というのはもう1段階、2段階上のことを求められます。

 

実際に上記の「現状」の報告をされた場合、自分がどう感じるかをてみてください。
上記の報告を聞いても、「この後どうなるのか?」や「どうしたいのだろうか?」、「どうすべきなのだろうか?」という疑問が湧いてきませんか。

 

 

次に「見通し」

 

「現状」の報告では実際に起こったことや今起こっている事を伝えました。
ただし、聞いている側からすると、これからどのような行動をするのだろうか?、したいのだろうか?、すべきなのだろうか?という疑問が湧きます。
その答えを導くために必要なことが、未来の「見通し」を立てて伝えることです。
Aという事象が起きた・起きているので、Bが起こると予想しています。
ということです。

 

具体例でいうと

例①
現状:「本日、得意先Aの営業担当と商談をしてきました。しかし成約には至りませんでした。」
見通し:「ただ、好感触ではあったので、もう一押し・二押しすれば成約できそうです。」

 

例②
現状:「明日が納期の締め切りですが、トラブルが発生していています。」
見通し:「トラブルは本日中に解決の目処が立っていますが、明日の納期にギリギリ間に合うか不明な状態です。」

 

上記の例2つからわかるように、現状を踏まえて、自分なりの「見通し」を立てて説明することで、上司や先輩としては先のことを考えられていると感じます。
もちろん、それがある程度現実に起こりそうな妥当な「見通し」である必要はあります。

 

最後に「対処」

 

「見通し」を考えた場合、あとはどのように自分が今後行動しようとするのかという「対処」に言及します。
つまり、起こりうる未来の出来事に対して、自分はどうしたいのか、どうするのか。

 

今まで挙げてきた2つの例でいうと

例①
現状:「本日、得意先Aの営業担当と商談をしてきました。しかし成約には至りませんでした。」
見通し:「ただ、好感触ではあったので、もう一押し・二押しすれば成約できそうです。」
対処:「このあともう一度商談の場を設けて貰うため、アポを取ろうと思います。その商談の際に◯◯課長も同席していただきお力をお借りできないでしょうか?」

 

例②
現状;「明日が納期の締め切りですが、トラブルが発生していています。」
見通し:「トラブルは本日中に解決の目処が立っていますが、明日の納期にギリギリ間に合うか不明な状態です。」
対処:「納期を過ぎてしまう可能性をお客様にお伝えして、納期を伸ばせないか・もしくは分納にできないか謝罪とお願いをしようと思います。」

 

これが「対処」になります。
立てた見通しに対して、それを元に自分が起こす行動を上司や先輩に説明する。
ここまでやることばビジネスシーンでの「報告」です。
そして、その「見通し」「対処」が上司や先輩の納得するものであれば、GOサインが出されます。
納得するものでなかったとしても、その時は上司や先輩の意見や指示を伺い、そこからまた考えて実行すれば良いのです。

 

 

少し難しい「見通し」と「対処」。うまくできない時は「相談」。

 

説明してきましたが、実際にやってみると「見通し」と「対処」は絶対という回答がないので、人によっては難しく感じると思います。
「見通し」は未来のことなので、言ってしまえば正確には何が起こるのかわからない。
この「見通し」を土台として「対処」は考えるため、難しい時があります。
上司や先輩に報告をしなければならず、しかし「見通し」や「対処」が自分では自信を持って報告ができない時はそれらを「相談」してしまいましょう。

つまり、「見通し」がうまく立てられない時は「現状」まで報告した後に今後どのような可能性が起こるのか、について上司や先輩の意見を聞いてみるということです。
「見通し」まで立てられたけれども、どんな「対処」をすればいいかわからない時は上司や先輩に相談して彼らの意見を聞くということです。
彼らからの意見を参考にすることで、新たな視点が生まれ、前に進める手がかりがつかめるはずです。

 

 

まとめると、ビジネスシーンでの報告は
「現状」「見通し」「対処」が1セット。
「見通し」と「対処」で困ったら、「相談」をする。
ということです。

 

これが自然とできるようになると、上司や先輩が安心して仕事を預けられるようになるはずです。
そして上司・先輩の部下や後輩から聞く報告に対する時間短縮にも繋がり、喜ばれるはずです。
一度自分の「報告」スタイルを見返してみてはいかがですか?

 

ではでは

 

オスギ

コメントを残す

このサイトはスパムを低減するために Akismet を使っています。コメントデータの処理方法の詳細はこちらをご覧ください