【改善】「なぜ?」と「どうしたら?」の使い分け

どうもアラサー男子オスギです。
なるべく午前8時に記事を投稿できるように毎日書いているのですが、今日は気分を変えて夜に投稿です。
明日の分を朝に投稿するか、夜投稿するかは考え中です。
読んでいる人からするとどっちがいいんでしょうかね?

 

さて、今日は「改善」について、ある本を読んで、実践しようと思うくらい納得して腑に落ちたのでそれをシェアしたいと思います。
要点は「なぜ?」「どうしたら?」の使い分けです。

 

トヨタの「なぜ?」を繰り返すについて

 

これは有名な話だと思いますが、トヨタ自動車では何か問題が起こった時などに「なぜ?」と5回繰り返して、問題の本質を突き止めて、そこを改善するということです。
本質的な問題を改善する為、改善できれば同様の問題は起こらないということです。

 

経営学の教科書や、ビジネス書などにも書いてあるとても有名な話です。
これがあるから、トヨタは世界最高品質の車を作ることができていると言われています。

 

「なぜ?」を繰り返して本質的な問題を突き止めるというのはものすごく良いことですが、これを全ての事象に当てはめてしまうと、ときには逆効果になることに気づかされました。

 

 

「なぜ?」は物事に対して、「どうしたら?」は人に対して

 

何か問題が起こった際にその問題を「物事に問題があった場合」「人に問題があった場合」の2つに分けて考えていきます。

 

「物事に問題があった場合」は「なぜ?」を繰り返すトヨタのやり方が適しています。
しかし、「人に問題があった場合」は改善をしなければならない人に対して「なぜ?」を繰り返すと、攻撃されたように感じてしまい、効果的ではありません。

 

例えば、資料作成の際、部下がデータ入力でミスをした場合。
上司「なぜ入力するデータを間違えたのか?」
部下「集中力が足りなかったのだと思います。」
上司「なぜ集中力が足りなかったのか?」
部下「昼ご飯を食べた直後で眠気があったからだと思います。コーヒーを飲んだのですが、効きませんでした。」
上司「昼食明けは眠気がくることは事前にわかっていたのに、なぜもっと徹底的に対策をしなかったのか?」
部下「コーヒー一杯で足りると思っていたからです。。。」
上司「なぜそのように見積もりが甘いんだ?」
部下「。。。」

 

一例ですが、こうなり得るケースが出てくると思います。
読んでみていかがでしたでしょうか?こんな上司だったら嫌ですよね、、、
人に対して問題について「なぜ?」と繰り返していくと、「なぜ?」と質問している方に意図がなくても、質問されている方が攻撃されている気分になります。
もちろん、ミスをした張本人は反省はすべきですが、攻撃されていると思っているときは、それを防衛することで脳も心もいっぱいいっぱいになってしまいます。
その為、反省はしても改善について考える余裕が生まれません。

 

そこで質問の方法を「どうしたら?」に全て変えていきます。
上記で出した例を書き換えると

 

上司「どうしたらデータを間違えずに入力できると思うか?」
部下「集中力があるタイミングで行えば良いと思います。」
上司「どうしたら集中力がある状態にできると思うか?」
部下「昼ご飯を食べた直後は眠気が襲ってくるので、昼ご飯を食べる前の午前中に行えば良いと思います。」
上司「どうしたら午前中にデータ入力の業務を行えると思うか?」
部下「今まで午前中に行っていた業務の中で、集中力を比較的必要としない業務を午後に行うようにすれば良いと思います。」
上司「わかった。」

 

上記は一例なので、必ずしもこうなるとは限らないと思いますが、「なぜ?」よりかははるかに、聞き手にとって受け入れやすい内容です。
これは、「どうしたら?」という質問に①「なぜ?」と②「未来の行動」の両面を考える要素があり、どちらかというと②「未来の行動?」についてフォーカスされているからです。
そのため、個人が攻撃しているという印象を与えることがなく、「未来に取るべき行動」を考えることができるようになります。

 

まとめ

 

まとめると、何かを改善したいときは「なぜ?」と「どうしたら?」を対象物によって使い分けることが良いです。
「なぜ?」は物事について問題を考えるときに使う言葉。
「どうしたら?」は人に起因する問題のときに使う言葉。

 

これから何か改善をしなければならない場面になった際は、ぜひ意識して使ってみてください。

 

ではでは

 

オスギ

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